Update zur QR-Rechnung

Am 30. Juni 2020 fiel der Startschuss für die Lancierung der QR-Rechnung auf dem Finanzplatz Schweiz.

Ausgangslage

Die Herausforderung bei Einführung der QR-Rechnung ist die folgende: Sowohl der Versender als auch der Empfänger müssen Software-Technisch und vom Know-how her in der Lage sein, die QR-Rechnungen zu versenden resp. zu bezahlen. Wenn ab dem 30. Juni 2020 die ersten QR-Rechnungen verwendet werden, ist diese Situation für alle Beteiligten neu. Die QR-Rechnung konnte nie über die gesamte Verarbeitungskette getestet werden. Als Versender einer QR-Rechnung können Sie nicht absolut sicher sein, dass der Empfänger der Rechnung auch wirklich in der Lage ist, diese zu bezahlen. Ihre Kunden benötigen dazu neue Online-Banking Apps, welche das Scannen der QR-Rechnung und somit das Auslesen der Daten aus dem QR-Code ermöglichen.

Die entscheidende Frage ist, verwenden Ihre Kunden bereits eine App, mit welcher der QR eingelesen werden kann? Wenn die Antwort darauf ja ist, steht der Umstellung nichts im Wege. Andernfalls warten Sie noch etwas zu.

Vermutlich werden die grossen Rechnungssteller in der Schweiz die QR-Rechnung nicht schon im ersten Moment einführen. Die Corona-Pandemie hat den Projekten zur Einführung der QR-Rechnung einen Dämpfer versetzt. Die Informations-Kampagne der Banken und der SIX ist aufgrund der Pandemie nicht so früh angerollt ist, wie das geplant war. Diese Kampagne wäre auf dem Höhepunkt der Corona-Pandemie kaum gehört worden.
All dies wird dazu führen, dass die QR-Rechnung nicht auf einen Schlag eingeführt wird, sondern wohl Schritt um Schritt.

Debitorenmanagement

Mit QR-Rechnung fakturieren und Zahlungseingänge verbuchen

Ab Einführungstag der QR-Rechnung startet die Parallelphase von den ES/ESR-Verfahren (alter oranger Einzahlungsschein) und der neuen QR-Rechnung. Wie lange diese Parallelphase dauert, ist noch nicht festgelegt. PostFinance hat das Ziel, die heutigen Belege nach einer für die Kunden zumutbaren Übergangsfrist durch die QR-Rechnung abzulösen. Ein Datum wird frühzeitig bekanntgegeben. Der Fakturierungsprozess geht beim Rechnungssteller einher mit der Verarbeitung von Zahlungseingängen (Debitorenabgleich). iTherapeut in Version 5 unterstützt diese Geschäftsprozesse aus der QR-Rechnung als Standard. Der Zahlteil der QR-Rechnung wird direkt bei der Rechnungsstellung vollständig erzeugt und mit allen notwendigen Daten angedruckt. Sie verwenden also für die QR-Rechnung mit iTherapeut vorperforierte, weisse QR-Rechnungsformulare (Bezug z.B. hier).

Ab Ende Juni wird in iTherapeut Version 5 die Einstellmöglichkeit für QR-Rechnungen wie von Zauberhand erscheinen. Ab diesem Datum können Sie dann die Umstellung vornehmen und QR-Rechnungen erstellen und versenden.

Wir empfehlen angesichts der oben erwähnten Unsicherheiten, die Umstellung nicht sofort vorzunehmen, sondern im Gespräch mit Ihren Kunden zu erspüren, wie „ready“ diese für QR-Zahlungen sind. 

Das Einlesen der Zahlungsdaten ändert sich dadurch nicht, es bleibt beim bisherigen neuen Format camt.054. Wie das Einlesen funktioniert erfahren Sie in diesem Support-Artikel (FAQ).

Umstellung von orangem EZS auf QR

Bei der Umstellung vom orangem EZS auf QR sind folgende Punkte zu beachten:

  1. Die Adressangaben „Empfänger“ sind so anzupassen, dass max. 3 Zeilen dargestellt werden (Name, Strasse, PLZ/Ort). Achten Sie darauf, dass weder Leerzeilen am Anfang noch Angaben zur Bank noch Bemerkungen wie zu Gunsten stehen bleiben.
  2. Die QR-IBAN muss korrekt eingetragen werden
  3. Die 6-stellige Kunden-ID zur Berechnung der Referenznummer muss eingetragen werden

 Bevor Sie QR-Rechnungen versenden erstellen Sie bitte eine Rechnung als PDF und lesen Sie in diesen Validator ein:

 https://www.swiss-qr-invoice.org/validator/?lang=de

 Erst wenn dieser Validator keinen Fehler mehr ausgibt, dürfen Sie QR-Rechnungen versenden. Kein Fehler bedeutet, dass keine der Zeilen rot hinterlegt sind und rechts Bemerkungen erscheinen.

 

QR Fehlermeldung

 

Anleitungsvideo für die Umstellung von orangem EZS auf QR-Rechnung

QR Fehlermeldung

QR Validator

Vor dem QR-Rechnungsversand prüfen Sie bitte eine PDF Rechnung mittels diesem Validator-Tool: https://www.swiss-qr-invoice.org/validator/?lang=de