Update zur QR-Rechnung

Am 30. Juni 2020 fiel der Startschuss für die Lancierung der QR-Rechnung auf dem Finanzplatz Schweiz.

Ausgangslage

Die Herausforderung bei Einführung der QR-Rechnung ist die folgende: Sowohl der Versender als auch der Empfänger müssen Software-Technisch und vom Know-how her in der Lage sein, die QR-Rechnungen zu versenden resp. zu bezahlen. QR-Rechnungen sind für alle Beteiligten neu. Als Versender einer QR-Rechnung können Sie nicht absolut sicher sein, dass der Empfänger der Rechnung auch wirklich in der Lage ist, diese zu bezahlen. Ihre Kunden benötigen dazu neue Online-Banking Apps, welche das Scannen der QR-Rechnung und somit das Auslesen der Daten aus dem QR-Code ermöglichen.

Debitorenmanagement

Mit QR-Rechnung fakturieren und Zahlungseingänge verbuchen

Ab Einführungstag der QR-Rechnung startet die Parallelphase von den ES/ESR-Verfahren (alter oranger Einzahlungsschein) und der neuen QR-Rechnung. Wie lange diese Parallelphase dauert, ist noch nicht festgelegt. PostFinance hat das Ziel, die heutigen Belege nach einer für die Kunden zumutbaren Übergangsfrist durch die QR-Rechnung abzulösen. Ein Datum wird frühzeitig bekanntgegeben. iTherapeut in Version 5 unterstützt die Erstellung von QR-Rechnungen. Der Zahlteil der QR-Rechnung wird direkt bei der Rechnungsstellung vollständig erzeugt und mit allen notwendigen Daten angedruckt. Sie verwenden also für die QR-Rechnung mit iTherapeut vorperforierte, weisse QR-Rechnungsformulare (Bezug z.B. hier) oder ganz normales Papier (für Kunden mit Online Banking).

Die ersten Erfahrungen sind gemacht. Hier und dort gibt es noch Kommunikationsbedarf. Aber im Grossen und Ganzen ist die Umstellung gut verlaufen. Einige Dinge gilt es jedoch unbedingt zu beachten, denn gewisse Felder in iTherapeut müssen zwangsläufig ausgefüllt werden, um gültige QR-Rechnungen zu generieren.

Das Einlesen der Zahlungsdaten ändert sich jedoch nicht, es bleibt beim Format camt.054 (empfohlen) sowie dem alten V11. Wie das Einlesen funktioniert erfahren Sie in diesem Support-Artikel (FAQ).

Umstellung von orangem EZS auf QR

Bei der Umstellung vom orangem EZS auf QR sind folgende Punkte zu beachten:

Die Adressangaben «Empfänger» sind so anzupassen, dass max. 3 Zeilen dargestellt werden (Name, Strasse, PLZ/Ort). Achten Sie darauf, dass weder Leerzeilen am Anfang noch Angaben zur Bank noch Bemerkungen wie zu Gunsten stehen bleiben.
Die QR-IBAN muss korrekt eingetragen werden
Die 6-stellige Kunden-ID zur Berechnung der Referenznummer muss eingetragen werden
In Einstellungen – Briefpapier muss das Land CH angegeben sein
Bei jeder Rechnungsempfängeradresse muss das LAND hinterlegt werden.

Bevor Sie QR-Rechnungen versenden erstellen Sie bitte eine Rechnung als PDF und lesen Sie in diesen Validator ein:

https://www.swiss-qr-invoice.org/validator/?lang=de

Erst wenn dieser Validator keinen Fehler mehr ausgibt, dürfen Sie QR-Rechnungen versenden. Kein Fehler bedeutet, dass keine der Zeilen rot hinterlegt sind und rechts Bemerkungen erscheinen.

Umstellung von rosa EZS auf QR ohne Referenz

Bei der Umstellung vom rosaroten EZS auf QR ohne Referenz sind folgende Punkte zu beachten:

Die Adressangaben «Empfänger» sind so anzupassen, dass max. 3 Zeilen dargestellt werden (Name, Strasse, PLZ/Ort). Achten Sie darauf, dass weder Leerzeilen am Anfang noch Angaben zur Bank noch Bemerkungen wie zu Gunsten stehen bleiben.
Statt der QR-IBAN kann die normale IBAN eingetragen werden
Die 6-stellige Kunden-ID zur Berechnung der Referenznummer ist nicht nötig, darf nicht eingetragen werden
In Einstellungen – Briefpapier muss das Land CH angegeben sein
Bei jeder Rechnungsempfängeradresse muss das LAND hinterlegt werden.

Eine detaillierte Anleitung finden Sie zudem in unserem FAQ Support-Portal: https://support.itherapeut.ch/de/support/solutions/articles/1000292218-qr-rechnung-einrichten-und-pr%C3%BCfen

Update 21. Januar 2021: Mitteilung der Postfinance:

«… Übergangsphase endet am 30. September 2022. PostFinance hat in enger Abstimmung mit dem Schweizer Finanzplatz entschieden, die heutigen roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine per diesem Datum vom Markt zu nehmen.»